Skattefri kørselsgodtgørelse til frivillige kræver dokumentation for både kørslen og foreningens kontrol. I kørebogen registrerer du de ture, du har kørt for foreningen, så den kan beregne godtgørelsen. Registreringen er dog ikke nok alene. Før udbetalingen skal foreningen kontrollere oplysningerne og sikre, at du er omfattet af reglerne.

Hvem kan få skattefri kørselsgodtgørelse som frivillig?

En forening kan betale skattefri kørselsgodtgørelse til ulønnede bestyrelsesmedlemmer og frivillige, ulønnede hjælpere, når de hjælper som led i foreningens skattefri virksomhed. Betegnelsen frivillig giver altså ikke i sig selv adgang til ordningen. Din tilknytning til foreningen og den aktivitet, du kører for, afgør, om kørslen er omfattet. Arbejde uden løn giver derfor ikke automatisk ret til skattefri godtgørelse for enhver tur.

Afklar med foreningen, om din funktion og dine konkrete opgaver hører under ordningen, før du indsender ture. Det gælder for eksempel, hvis du hjælper ulønnet ved arrangementer og har betalte opgaver samme sted. Dokumentationen skal holde de to funktioner adskilt, så foreningen kan se, hvilken opgave den enkelte tur vedrører.

Når du transporterer foreningens udstyr til et arrangement, har turen et konkret formål og et bestemt kørselsmål. En privat indkøbstur bliver derimod ikke til foreningskørsel, fordi du samtidig henter en pakke servietter til klubhuset. Aftal, hvilke opgaver foreningen betaler kørsel til, og hvordan du registrerer ture med private ærinder undervejs. Kørebogen skal fortsat vise den del af kørslen, der vedrører foreningens opgave.

Hvilke oplysninger skal stå i kørebogen for hver tur?

Kørebogen skal forbinde hver tur med en konkret opgave for foreningen. Formuleringen »kørsel for klubben« fortæller for lidt om turens formål. Skriv for eksempel »transport af mål og bolde til ungdomsstævne«, og angiv det faktiske kørselsmål. Noterer du turen kort efter kørslen, har du også eventuelle stop undervejs i frisk erindring. En kalenderaftale kan støtte hukommelsen, men viser ikke nødvendigvis den rute, du faktisk kørte.

Som minimum bør registreringen for hver tur indeholde følgende oplysninger:

• Datoen for kørslen.
• Det konkrete formål med turen.
• Startsted og kørselsmål og eventuelle delmål, gerne med adresser.
• Antallet af kørte kilometer, der vedrører foreningens opgave.
• Den anvendte kilometersats og beregningen af godtgørelsen.

Det samlede bilag skal også indeholde dit navn, din adresse og dit CPR-nummer. Du behøver ikke skrive oplysningerne på ny ved hver tur, hvis de fremgår tydeligt af den opgørelse, turene hører til. Send personoplysninger gennem foreningens løsning til fortrolige bilag, ikke gennem en fælles beskedtråd med alle medlemmer.

Du kan føre kørebogen på papir eller i et regneark. Kørebogen, som du også kan oprette som PDF (se guiden), skal indeholde de samme oplysninger uanset format. Formen er ikke afgørende, så længe oplysningerne er med, og foreningen kan knytte turene til den samlede opgørelse. Automatisk registrering af kilometer erstatter ikke beskrivelsen af formålet. Står feltet tomt, mangler foreningen stadig forklaringen på, hvorfor du kørte turen.

Hvordan beregnes godtgørelsen efter kilometersatsen?

Foreningen beregner godtgørelsen ud fra den dokumenterede kørsel og den relevante sats. For kørsel i egen bil eller på egen motorcykel er satserne i 2026 3,94 kr. pr. km for de første 20.000 km årligt pr. arbejdsgiver og 2,28 kr. pr. km derefter. Opgørelsen skal vise både årets hidtidige kørsel og den aktuelle periodes kilometer, så foreningen bruger den rette sats, når kilometergrænsen passeres.

Bed foreningen oplyse, hvilken sats den anvender, før du laver din første opgørelse. Den skattefri sats er en grænse for udbetalingen, ikke et løfte om, at du får det fulde beløb. Foreningen kan vælge en lavere sats. En højere godtgørelse bliver ikke skattefri, bare fordi foreningen skriver satsen ind i kørebogen.

Årets løbende kilometertal og beløbet for den enkelte periode skal stå hver for sig. Passerer en opgørelse kilometergrænsen, skal beregningen tage højde for, at kilometerne ikke alle udløser samme sats. Et regneark kan hjælpe med beregningen, men formlen skal bygge på det samlede kilometertal hos den pågældende forening. Gem tidligere opgørelser, så du kan se, hvilke ture der allerede er afregnet, når du beregner næste periodes godtgørelse.

Foreningen skal kontrollere kørslen før udbetaling

Din registrering er kun den ene del af dokumentationen. Foreningen skal kontrollere, at du har kørt i dit eget køretøj, og at oplysningerne om turen stemmer med beregningen. Den skal blandt andet se på, om kørselsmålet passer til formålet, og om det oplyste kilometertal hænger sammen med turen. Et samlet antal kilometer uden oplysninger om de enkelte ture giver ikke foreningen grundlag for den samme kontrol.

Giv foreningen besked, hvis du har kørt en omvej eller ændret ruten undervejs. En ekstra tur til et depot kan forklare, hvorfor du har kørt flere kilometer end den direkte vej til arrangementet. En privat afstikker skal derimod ikke tælle med i de kilometer, foreningen godtgør. Med en kort forklaring ved turen kan foreningen se, hvilken del af ruten der vedrørte opgaven.

Kontrollen skal fremgå af bilaget, for eksempel gennem en underskrift eller en dokumenteret rettelse. At nogen har kigget på tallene, er ikke nok, hvis gennemgangen ikke efterlader et spor. Aftal, hvem der gennemgår din opgørelse, og hvordan foreningen knytter godkendelsen til den. Hvis foreningen retter opgørelsen, bør den opdaterede udgave vise de kilometer og den beregning, som den har godkendt til udbetaling.

Fra godkendt kørebog til udbetaling og indberetning

Efter godkendelsen skal foreningen kunne forbinde udbetalingen med den opgørelse, den har kontrolleret. Kørebogen dokumenterer turene, mens betalingsoplysningerne viser, hvad du har fået udbetalt. Samler foreningen flere opgørelser i én betaling, skal den stadig kunne finde de bilag, beløbet bygger på. Angiv en tydelig periode på din opgørelse, så foreningen kan skelne den fra tidligere indsendelser.

Skattestyrelsen oplyser, at skattefri kørselsgodtgørelse skal indberettes via eIndkomst. Skattefri betyder altså ikke, at foreningen kan holde udbetalingen uden for sin indberetning. Den skal håndtere indberetningen for sig, adskilt fra kontrollen af kørebogen. Selve godkendelsen af kørslen dokumenterer ikke, at foreningen har indberettet beløbet.

Spørg ved din første afregning, hvornår foreningen behandler kørselsbilag, og hvordan du får besked om rettelser. En fast afleveringsrytme mindsker risikoen for, at du skal rekonstruere gamle ture ud fra kalenderen. Opdager du senere en dobbeltregistrering, skal du sende en rettelse med henvisning til den oprindelige opgørelse. Skriv tydeligt, hvilken tur rettelsen vedrører, så foreningen kan ændre afregningen og rette en eventuel allerede foretaget indberetning.